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Pflichtangaben für geschäftliche E-Mail |
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Seit Anfang des Jahres müssen gewerbliche E-Mails bestimmte Auskünfte
über das versendende Unternehmen enthalten. Wer diese Informationen
nicht in seinen elektronischen Brief aufnimmt, riskiert Zwangsgeld und
Abmahnungen.
Um das Recht zu entbürokratisieren, hat der deutsche Bundestag am 10.
November 2006 das „Gesetz über elektronische Handelsregister und
Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG)
verabschiedet, das seit dem 1. Januar gilt. Kerninhalt des Gesetzes ist
die Errichtung eines zentralen Unternehmensregisters in Deutschland.
Gleichzeitig schafft dieses Gesetz aber auch neue Regelungen für die
Inhalte gewerblicher E-Mails.
Wenn künftig Blackberry-Nutzer einen Zettel mit Namen zum Abschreiben
aus der Tasche ziehen, könnte diese Neuregelung der Grund sein. Danach
müssen Kaufleute nicht nur auf Geschäftsbriefen bestimmte Angaben zur
Firma führen, sondern jetzt auch in E-Mails.
Wer muss neue Pflichtangaben in E-Mails aufnehmen?
Die neue Regelung betrifft alle deutschen Kaufleute und deren
Angestellte, vom Einzelkaufmann über Personengesellschaften bis zu
Kapitalgesellschaften unabhängig von der Größe. Ebenfalls erfasst
werden Zweigniederlassungen ausländischer Gesellschaften. Bis jetzt
noch nicht angesprochen sind Privatpersonen und Freiberufler, die auch
zukünftig kurze E-Mails schreiben dürfen.
Welche E-Mails sind betroffen?
Die Neuregelung betrifft alle geschäftlichen E-Mails des Kaufmanns oder
Unternehmens. Die neuen Pflichtangaben gelten also nicht nur für
E-Mails mit offensichtlicher rechtlicher Bedeutung wie etwa Angebote,
Bestellungen oder Kündigungen. Die gesetzliche Ausnahme für E-Mails in
einer laufenden Geschäftsverbindung mit Mitteilungen für die
üblicherweise Vordrucke verwendet werden, dürfte praktisch fast nie
vorliegen. Betroffen sind im Zweifel also alle an externe Empfänger
versendeten E-Mails.
Welche neuen Pflichtangaben müssen die E-Mails beinhalten?
Die neuen Pflichtangaben unterscheiden sich nach der Rechtsform des
Kaufmanns oder Unternehmens. Immer angegeben werden müssen in einer
gewerblichen E-Mail die Firma mit Rechtsform, der Ort der
Handelsniederlassung, das zuständige Registergericht und die
Handelsregisternummer. Für bestimmte Gesellschaften sind weitere
Angaben erforderlich. Bei einer GmbH sind alle Geschäftsführer mit
ausgeschriebenem Familiennamen und mindestens einem Vornamen zu nennen.
Zu einer Aktiengesellschaft ist neben den Vorständen in derselben Form
auch der Vorsitzende des Aufsichtsrats aufzuführen. Das gilt auch für
eine GmbH mit Aufsichtsrat.
Auch eine Verlagerung der Gesellschaft ins Ausland und die Einrichtung
nur einer Zweigniederlassung in Deutschland ändern daran nichts. Die
Neuregelung verlangt bei Zweigniederlassungen die Angabe des Registers,
in dem sie geführt werden mit der Registernummer. Daneben gelten für
die Zweigniederlassung die gleichen Vorgaben wie für eine deutsche
Gesellschaft.
Was in Geschäfts-Mails stehen mussEinzelkaufmann: Firma mit Rechtsform,
Ort der Handelsniederlassung, zuständiges Registergericht und
Handelsregisternummer
GmbH: Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, zuständiges Registergericht
und Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer und gegebenenfalls der
Aufsichtsratsvorsitzende.
Aktiengesellschaft: Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, zuständiges
Registergericht, Handelsregisternummer, alle Vorstände und der
Aufsichtsratsvorsitzende.
Zwar hat der Gesetzgeber von einer Regelung der Schriftart und
Schriftgröße abgesehen. Das Gesetz verlangt aber die Angaben auf dem
Geschäftsbrief selbst. Daher reicht ein bloßer Link auf das Impressum
der Website des Kaufmanns oder Unternehmens nicht aus, auch wenn jeder
Empfänger einer E-Mail auch über einen Internet-Zugang verfügen dürfte.
Von einer Nichtbeachtung der neuen Pflichtinhalte ist abzuraten.
Verstöße sind mit Zwangsgeld bedroht und können auch zu
kostenpflichtigen Abmahnungen durch Wettbewerber führen.
(Quelle: computerwoche.de)
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